Was Sie für Videokonferenzen benötigen, ist oftmals bereits alles vorhanden:

• Ein sogenanntes Internetfähiges Endgerät, also einen Windows- oder Apple-Computer oder ein Tablet oder ein Smartphone.
• Internetbrowser, z.B. Google Chrome, mit dem wir gute Erfahrungen gemacht haben.
• Internetverbindung (siehe dazu hier mehr Informationen)
• Webcam mit Mikrofon: In Laptops, Smartphones und Tablets sind bereits i.d.R. Kameras eingebaut, die Ihr Bild übertragen, und auch Mikrofone, die Ihre Stimme übertragen. Verwenden Sie Computer, müssen sie in der Regel eine externe Webcam nachrüsten. Die Kamera wird auf den Bildschirm gesteckt und mit einem USB-Kabel mit dem Computer verbunden. Die verschiedenen Kameramodelle unterscheiden sich hinsichtlich der Bild- und Tonqualität. Eine weitverbreitete Kamera ist die Logitech C920 HD Pro Webcam. Die Süddeutsche Zeitung erklärt, worauf man achten sollte.
• Lautsprecher oder Headset: Während in Laptops, Smartphones und Tablets Lautsprecher bereits eingebaut sind und Sie so die anderen Teilnehmer einer Videokonferenz hören können, fehlen bei Computern bzw. bei den angeschlossenen Bildschirmen häufig die Lautsprecher. Jedoch haben alle Computer einen Audioausgang (Klinke), an den Sie einen externen Lautsprecher oder Kopfhörer mit Mikrofon (Headset) anschließen können. Achtung bei den Anschlüssen: Ein Headset für den Computer hat meistens einen USB-Anschluss. Tablets und Smartphones haben entweder einen anderen USB-Anschluss oder einen Audioausgang (Klinke). Bei Smartphones werden oft Kopfhörer mit Sprechfunktion mitgeliefert, die man verwenden kann. Ein weitverbreitetes Headset ist der Logitech H340 Kopfhörer mit Mikrofon.
• Videokonferenzsoftware: Z.B. das weitverbreitete Zoom, um das es hier nachfolgend geht. Noch ein Hinweis zum Thema Datenschutz: Bei Zoom gab es negative Schlagzeilen zum Thema Datensicherheit. Die Firma hat darauf mit der Einführung einer Passwortfunktion und einer sicheren Verschlüsselung reagiert. Der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg hat im Juni 2020 seine Zoom-Warnung zurückgezogen. Im September 2020 hat Zoom den Anmeldeprozess sicherer gestaltet und eine Zwei-Faktor-Authentifizierung eingeführt. Aktuell (Februar 2021) zum Thema Datenschutz bei Videokonferenzen in Deutschland.

Die Software Zoom einrichten: Um Zoom nutzen zu können, gehen Sie auf https://zoom.us und klicken auf “Kostenlose Registrierung”.

Sie werden aufgefordert, Ihr Geburtsdatum einzugeben. Tun Sie dies und klicken auf “Fortfahren”. Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der Sie Zoom nutzen wollen, z.B. Einladungen zu Meetings versenden wollen. Klicken Sie dann auf “Registrieren”. Auf dem Bildschirm erscheint ein Hinweisfenster, auf das Sie mit bestätigen reagieren.

Inzwischen hat Ihnen Zoom eine E-Mail an die zuvor eingegebene E-Mail Adresse geschickt, um Ihr eingerichtetes Konto zu aktivieren. Klicken Sie bitte auf den zugeschickten Link. Auf der Webseite erscheint die Frage “Are you signing up on behalf of a school?” (Melden Sie sich im Namen einer Schule an?).  Klicken Sie “Nein” an und auf “Fortfahren”.

Jetzt erscheint auf der Webseite ein Formularfenster, in die Sie die weiteren Informationen für Ihr Zoom-Konto eingeben: Vorname, Nachname, Kennwort und Passwort (Kennwort) bestätigen. Das Passwort muss:

• mindestens 8 Zeichen haben.
• mindestens 1 Buchstaben (a, b, c…) beinhalten.
• mindestens 1 Zahl (1, 2, 3…) beinhalten.
• sowohl Klein- wie auch Großbuchstaben beinhalten.

Geben Sie die Informationen ein und klicken auf “Fortfahren”.

Ein weiteres Fenster erscheint und schlägt vor, die E-Mail-Adressen Ihrer Kolleginnen und Kollegen einzugeben um diese einzuladen, ihr eigenes kostenloses Zoom-Konto zu erstellen. Das brauchen Sie nicht zu tun. Nur eine Person aus dem Vorstand ihrer Bürgerstiftung braucht ein Zoom-Konto um zu Videokonferenzen einzuladen. Die anderen können ohne Einschränkung und ohne eigenes Zoom-Konto teilnehmen. Dazu später mehr. Klicken Sie auf “Ich bin kein Roboter” und warten bis die Webseite dies mit einem grünen Haken bestätigt und klicken dann auf “Diesen Schritt überspringen”.

Geschafft! Jetzt zeigt die Webseite ein letztes Fenster an und gibt Ihnen die Gelegenheit, ein Testmeeting zu starten, indem Sie auf einen angezeigten Link bzw. auf “Meeting jetzt starten” klicken. Es gibt auch die Möglichkeit, in Ihrem Zoom-Konto weitere Einstellungen vorzunehmen. Das tun Sie bitte und stellen hier ein, dass Sie das europäische 24h Format nutzen wollen.

Die Software Zoom nutzen und zu einer Videokonferenz einladen:

Nutzen Sie das installierte Zoom-Programm oder gehen Sie in ihrem Webbrowser auf die Zoom-Seite, melden sich an und klicken auf die Funktion “Ein Meeting planen”.

Tragen Sie die Angaben (Name der Sitzung, Tag und Uhrzeit) für z.B. Ihre Vorstandssitzung ein. In der kostenlosen Version von Zoom ist die Dauer von Videokonferenzen auf 40 Minuten beschränkt. Wenn Ihre Sitzung nach dieser Zeit automatisch beendet wird, können Sie sich einfach wieder neu einloggen und neue 40 Minuten beginnen. Wenn Sie sicher sind, dass Sie diese Software längerfristig nutzen wollen, können Sie einen kostenpflichtigen Tarif wählen und Ihr bestehendes Konto wird auf diesen Tarif geändert.

Nehmen Sie die weiteren Einstellungen vor:

• Die Option “Wiederkehrendes Meeting” brauchen Sie erst einmal nicht ankreuzen.
• Bei der “Meeting-ID” übernehmen Sie die Voreinstellung “Automatisch erzeugen”.
• Übernehmen oder vergeben Sie unter “Meeting-Passwort” ein Passwort.
• Unter “Video” können Sie einstellen, ob bei Ihnen als Moderator die Videoübertragung automatisch eingeschaltet wird oder ob Sie dies selbst manuell machen wollen. Ebenso können Sie dies für die weiteren Teilnehmer einstellen. Am Anfang können Sie beide Optionen auf “Ein” stellen.
• Unter “Meeting-Optionen” übernehmen Sie die Voreinstellungen, so dass nur “Warteraum aktivieren” angekreuzt ist. Das bedeutet, wenn ihre Vorstandskollegen vor Ihnen online sind, bekommen diese einen Hinweis, dass sie bei der richtigen Sitzung sind und es losgehen kann, sobald Sie da sind.

Speichern Sie alle Einstellungen und Sie haben Ihren ersten virtuellen Sitzungstermin erfolgreich angelegt. Herzlichen Glückwunsch!

Teilen Sie Ihren Kolleginnen und Kollegen im Vorstand Ihrer Bürgerstiftung die notwendigen Informationen mit, die diese brauchen, um an der von Ihnen erstellen Videokonferenz teilzunehmen. Klicken Sie dazu rechts auf “Die Einladung kopieren”.

Jetzt geht ein Fenster auf, das alle notwendigen Informationen enthält. Kopieren Sie den Inhalt des Fensters und senden Sie alles per E-Mail an die anderen Mitglieder des Vorstandes. Diese müssen sich jetzt nur noch wie Sie das für Ihren Computer oder Tablet etc. passende Programm (Client) installieren und losgehen kann es. Weisen Sie Ihre Vorstandskollegen sicherheitshalber daraufhin, jetzt schon das passende Programm zu installieren und mailen Sie Ihnen diesen Link.

Was wird passieren: Ihre Kollegen klicken auf den zugeschickten Link und landen automatisch im richtigen Ort (die Meeting-ID ist nämlich im Link integriert). Dann Passwort eingeben und fertig (wer bis dann noch keinen Client installiert hat, kann durch Anklicken der entsprechenden Option auch über den Browser beitreten). Ihre Vorstandskolleginnen und Vorstandskollegen sind dann im Warteraum und Sie selbst müssen diese in das Meeting lassen.

Zoom funktioniert meist auf Anhieb gut. Wenn doch mal etwas schief geht, sind dies die typischen Probleme. So kommen Sie damit klar:

• Die anderen hören sie nicht. Ihr Mikrofon ist stummgeschaltet. Unten links am Bildschirmrand finden Sie ein Mikrofonsymbol, das durchgestrichen ist. Klicken Sie darauf und das Problem ist behoben.
• Sie anderen sehen sie nicht. Ihre Kamera ist deaktiviert. Unten links am Bildschirmrand finden Sie ein Kamerasymbol, das durchgestrichen ist. Klicken Sie darauf und das Problem ist behoben.
• Sie sehen die anderen nicht. Die Kamera ist bei Ihren Kolleginnen und Kollegen noch nicht eingeschaltet.
• Sie hören die anderen nicht. Entweder ist das Mikrofon Ihrer Kollegen stummgeschaltet oder Ihre Lautsprecher bzw. ihr Headset sind aus, zu leise gestellt oder das eingehende Audiosignal ist bei Ihnen auf das falsche Audioausgabegerät gelegt. Klicken Sie auf die Audioanzeige Ihres Computers, dort können Sie alles ändern.

Zoom kann noch mehr, als wir hier für Einsteiger vorgestellt haben. Über die Funktion “Bildschirmfreigabe” können Sie den anderen Teilnehmern beispielsweise eine Powerpoint-Präsentation mit ansehen lassen oder in Echtzeit zeigen, wie man eine Software bedienen muss, die gerade auf Ihrem Computer läuft. Mit sogenannten “Breakout-Sessions” können Teilnehmer während einer Online Sitzung in virtuelle Workshops gehen. Zoom bietet für alle Funktionen kleine Videoanleitungen und auch auf Youtube findet man praktische Erklärungen und Beispiele.

Videokonferenzen haben gegenüber normalen Sitzungen ihre besonderen Eigenheiten. Die Technik beeinflusst das Sprechen, Hören und Sehen, und die nonverbalen Reaktionen Ihrer Gesprächspartnerinnen und -Gesprächspartner sind nicht so klar zu erkennen.

Dem können Sie aber aktiv gegensteuern:

Wenn Sie nicht reden, bitte das Mikrofon ausschalten: Bei Zoom sind links unten am Bildschirm die beiden Symbole für Mikrofon und Kamera. Das verhindert, dass Nebengeräusche übertragen werden. Die eingebauten Mikrofone nehmen diese Geräusche sehr sensibel auf. Stellen Sie sich den Lärm vor, wenn Sie bei z.B. fünf Teilnehmern aus fünf Quellen diese Nebengeräusche hören.

Benutzen Sie idealerweise ein Headset: Kopfhörer mit Mikrofon nehmen bereits aus technischen Gründen weniger Nebengeräusche auf. Sie verbessern außerdem das Hören.

Sprechen Sie langsam und deutlich: Wer schnell und undeutlich spricht, ist schwerer zu verstehen. In Videokonferenzen wirkt sich dies besonders negativ aus, da es auch bei guter Technik immer eine minimale Verzögerung und gelegentlich kurze Tonaussetzer gibt.

Geben Sie ein Zeichen, statt einfach loszureden: Wenn Sie etwas sagen wollen, heben Sie z.B. die Hand, damit der Moderator Ihnen das Wort geben kann. Oder Sie nutzen nebenbei die Funktion „Reaktionen“. Dort können Sie Zustimmung zum Ausdruck bringen. Sie werden mit der Zeit sehen, was es noch für weitere Möglichkeiten gibt.

Um Augenkontakt herzustellen, müssen Sie in die Kamera blicken: Schauen Sie vorzugsweise nicht auf den Bildschirm, wo sie ihre Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner sehen, sondern in die Kamera.

Achten Sie auf Licht und Ausleuchtung: Wenn Sie eine stärkere Lichtquelle hinter sich haben (Fenster oder Lampe) sind Sie vor der Kamera nur noch schlecht zu erkennen. Ihr Gesicht bleibt im Schatten, und es fällt den anderen Teilnehmern noch schwerer, Ihre Reaktionen zu erkennen.

Unser Fazit

• W-LAN sollte mindestens “n” Standard können, sonst LAN-Kabel verwenden. Internet sollte mindestens 50 Mbits Download und 10 Mbits Upload haben.
• Bei Videokonferenzen wird dem Computer relativ viel Rechenkraft abverlangt, weil die Videobilder für den Transport codiert und decodiert werden. Wenn auf dem Computer alle anderen Anwendungen geschlossen sind, bleibt für diese Aufgabe mehr Rechenleistung zur Verfügung.