Bürgerstiftungen sind Mitmach-Stiftungen. Sie stehen in Kontakt mit einer Reihe an Personen und Institutionen vor Ort. Sie pflegen verschiedene Beziehungen etwa zu Stiftern, Spendern, Ehrenamtlichen, Förderpartnern ebenso wie zu Banken, Einzelhändlern, Unternehmen, Vertreterinnen und Vertretern aus Politik, Verwaltung, Medien und Zivilgesellschaft.

Am Anfang ist es eine überschaubare Anzahl an Adressen. Excel, Access oder Outlook reichen aus, um Kontakte festzuhalten und Informationen per E-Mail oder einem Newsletter-Tool zu versenden. Wächst die Bürgerstiftung, kommen immer mehr Kontakte hinzu. Schnell wird die Adresssammlung unübersichtlich, Angaben sind mitunter nicht mehr aktuell, weil verschiedene Personen sie pflegen. Im Laufe der Jahre entsteht eine Kontakthistorie – etwa über die Gründungsstifterin, die sich später auch im Vorstand engagiert, oder über den Ehrenamtlichen, der zusätzlich jedes Jahr eine größere Spende tätigt. Diese Informationen sollten idealerweise auch einen Wechsel im Vorstand überdauern und neuen Gremienmitgliedern zugänglich sein.

Kurzum: Gesammelte Daten von Personen und Institutionen, mit denen die Bürgerstiftung Kontakte pflegt, bestehen selten nur aus Namen, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sondern sehr oft auch aus Informationen, die für die Beziehungspflege (“Kundenbeziehung”) zu den Kontakten relevant sind. Dazu gehört die schon genannte Kontakthistorie, um belastbare Anknüpfungspunkte für die Stiftergewinnung oder die Koordination von Ehrenamtlichen zu haben. Dazu zählen weiterhin adäquate Grußformeln zu nutzen (z. B. Wahl zwischen “Liebe/Lieber” und “Sehr geehrte/Sehr geehrter”) und Kommunikationspräferenzen zu berücksichtigen (z. B. Nicht anrufen oder keine E-Mail senden) ebenso wie Zuwendungsbetätigungen und die Anmeldung zu Veranstaltungen der Bürgerstiftung ohne zusätzlich großen Aufwand zu verwalten.

Die Adressdatenbank bildet somit eine wesentliche Arbeitsgrundlage der Bürgerstiftung. “Adressen sind die halbe Miete”, würde der Volksmund sagen. Mit einer Adressdatenbank kann die Bürgerstiftung ihre Kontakte erfassen, verwalten, zuordnen und aktuell halten. Das geschieht am sichersten, wenn jede Änderung sofort für alle, die die Datenbank nutzen, sichtbar und nachvollziehbar ist. Es gibt keine fünf Excel-Dateien mehr mit dem aktuellen Datum im Namen oder den Initialen des letzten Nutzers, sondern ein System, dass alle Kontakte und Beziehungen organisiert: ein Customer-Relationship-Management (CRM).

Es gilt zu beachten, dass eine Adressdatenbank keine Buchhaltungssoftware ist oder ersetzen kann. Ferner ist die Verwendung unabhängig von Microsoft Office 365.

Basisfunktionen sind z.B.

• Alte Kontakte importieren
• Neue Kontakte anlegen
• Kontakte gruppieren bzw. kategorisieren
• Daten suchen

Zusatzfunktionen sind z.B.

• Spendenverwaltung inkl. Zuwendungsbescheinigungen
• Newsletter / Stifterbriefe
• Veranstaltungen
• Einbindung in bestehende Webseite

Die Stiftung Aktive Bürgerschaft hat sich wie verschiedene Bürgerstiftungen für die Open-Source Software CiViCRM entschieden. Die Gründe liegen im Wesentlichen im besser passenden Funktionsumfang sowie in der Kostenstruktur und den noch nicht ausgeschöpften Potentialen der Weiterentwicklung durch eine immer größer werdende Nutzer- und Entwicklergemeinschaft. Nicht zuletzt setzt CiViCRM auf dem weit verbreiteten Content-Management-System WordPress auf und lässt sich daher beispielsweise auch direkt für Online-Anmeldungen zu Veranstaltungen oder die Newsletter-Verwaltung * einsetzen.

Wir empfehlen Bürgerstiftungen den Einsatz der Adressmanagement-Software CiviCRM als Standard-Lösung aufgrund
– ihres Leistungsumfangs, geeignet für die Stiftungsarbeit in der Cloud
– ihrer wachsenden Verbreitung im gemeinnützigen Bereich
– ihres offenen Systems (Freie Open Source Software)  

* Hinweis: Sollten Bürgerstiftungen bisher “Mailchimp” für die Erstellung ihrer Newsletter benutzen, so können sie ganz einfach eine kostenlose Erweiterung (“Extension”) in CiviCRM installieren, die beide Verfahren synchronisiert.

CiviCRM ist kein Programm, dass man auf einem Rechner oder mehreren Geräten installiert und dann nur dort benutzen kann, sondern es wird Web-basiert in Verbindung mit Content-Management-Systemen (CMS) wie WordPress, Joomla oder Drupal, über die man seine Homepage gestaltet, installiert. Jede Person, die registriert ist, kann von überall und jederzeit über einen Browser auf die Datenbank zugreifen. So werden die Daten in Echtzeit synchronisiert und sind immer für alle auf dem neuesten Stand. Diese hohe Onlineintegration ist wesentlicher Bestandteil von CiviCRM.

CiviCRM ist ein Plugin, das auf WordPress o. ä. aufsetzt. Somit läuft es auf dem Webserver, auf dem auch das CMS installiert ist. Das kann der Server der Bürgerstiftung sein oder üblicher Weise der Webserver, auf dem auch die Webseite der Bürgerstiftung läuft.

Bei der Installation von CiviCRM wird automatisch eine Datenbank auf dem Webserver angelegt, man benötigt dafür keine externe Software.

Die Sicherung der Daten erfolgt über das automatische Backup des Webservers, auf dem WordPress mit CiviCRM installiert wurde.

Aufgrund des Ursprungs von CiviCRM sind der gesamte Installationsprozess, die Dokumentation und sehr viele Begriffe in der Anwendung bisher nur in Englisch verfügbar.

Die eigenständige Einführung von CiviCRM ist unserer Erfahrung nach etwas für Bürgerstiftungen mit IT-Kompetenzen. Wer selbst nicht so technikaffin ist, kann sich zur Unterstützung eine studentische Hilfskraft an einer Hochschule auf Stundenbasis oder Ehrenamtliche suchen, die über einschlägige IT-Kompetenzen verfügen.

Die Stiftung Aktive Bürgerschaft arbeitet mit “Civiservice” zusammen. Wir haben bisher gute Erfahrungen gemacht. Außerdem gibt es den Verein “Software für Engagierte e. V.“, in dem sich deutschsprachige CiviCRM-Anwenderinnen und -Anwender zu einem Netzwerk zusammengeschlossen haben.

Bürgerstiftungen, die überlegen CiviCRM einzuführen und dies nicht selber machen können oder wollen, finden hier eine Liste von Dienstleistern, die uns Civiservice dankenswerter Weise bereitgestellt hat.

Wenn Sie sich entscheiden, CiviCRM eigenständig einzuführen, haben wir folgende Informationen für Sie:

Auf der englischsprachigen Webseite HTTPS://CIVICRM.ORG/DEMO können Sie sich zunächst eine Demo-Version der neuen Software mit Gastzugang ansehen, ausgewählt zur passenden IT-Umgebung (installiertem oder geplantem CMS).
Haben Sie sich in den Gremien für CiviCRM entschieden, können Sie sich das Programm unter HTTPS://CIVICRM.ORG/DOWNLOAD kostenlos herunterladen, in dem Sie auf der linken Bildschirmseite auf den blauen Button klicken und die passende Version auswählen, also z.B. “Download CiviCRM 5.34.0 for WordPress”.

Wenn Sie schon mal auf der Seite sind, sollten Sie sich gleich die erforderlichen Sprachdateien herunterladen. Wieder führt der Weg über den blauen Button, aber diesmal wählt man “Download CiviCRM 5.34.0 localization files” aus (letzter Eintrag in der Liste).

Jetzt müssen Sie das neue Programm gemäß der Anleitung personalisiert einrichten und dann können Sie auch schon starten. Hierbei kann die deutsche Dokumentation der Beratungsfirma “Systopia” helfen, die Sie hier herunterladen können. Darin finden Sie alle Funktionalitäten und Einsatzmöglichkeiten, um Kontakte anzulegen, zu suchen und zu bearbeiten. Machen Sie sich vertraut mit Gruppen und Tags sowie mit dem Import und Export von Daten.

Wenn Sie auf den einen oder anderen Menüpunkt klicken, erhalten Sie auf einer neuen Seite weitere Anweisungen, die alle selbsterklärend sind. So können Sie “learning by doing” den Umgang mit Kontaktdaten in CiviCRM lernen.

Alle Daten, die Sie aus Outlook oder Excel heraus in eine CSV-Datei exportieren können, lassen sich nun problemlos in CiviCRM importieren. Eine CSV-Datei erzeugen sie, indem Sie bei “Speichern unter” das Format “CSV” auswählen.

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Ein Vorteil von CiviCRM liegt gerade in der verteilten Anwendungsmöglichkeit, so dass es nicht sinnvoll wäre, wenn nur eine Person sich damit beschäftigt. Vielmehr sollte die Nutzung in mehreren Händen liegen. Jeder und jede in der Bürgerstiftung – vom Ehrenamt bis zum Hauptamt –, der mit der Adressdatenbank arbeiten soll und muss, sollte zumindest Kontakte selbständig anlegen und pflegen können. Die Zugangsberechtigungen kann man individuell einstellen, so dass nicht jede Person alles sehen oder bearbeiten kann.

Wenn eine Person, oder noch besser ein Team, die Projektleitung und technische Administration übernommen hat, so sollten diese Ansprechpartnerin oder Ansprechpartner für Fragen und größere Änderungen sein. Für die Einführung lohnen sich interne Schulungen, z. B. per Videokonferenz, in der man den Bildschirm teilen und die Adressdatenbank für alle einsehen lassen kann. Wenn sich mehrere Personen in einer Bürgerstiftung mit der neuen Adressdatenbank vertraut machen und Wissen im Einsatz aufbauen, umso besser können Sie sich untereinander austauschen und voneinander profitieren.