Wege zum Hauptamt

Beispiele und Erfahrungen von Bürgerstiftungen

„Ehrenamt braucht Hauptamt“, so ein Erfahrungswert von Bürgerstiftungen. Denn je besser Ihre Projekte laufen, umso mehr Stifter, Spender und Ehrenamtliche Sie gewinnen, desto mehr Arbeit haben Sie als ehrenamtlicher Vorstand einer Bürgerstiftung. Eine wachsende Zahl an Bürgerstiftungen wagt dann den Sprung zum Hauptamt und stellt Mitarbeiter ein. Andere haben von Anfang an eine hauptamtlich besetzte Geschäftsstelle. Überlegen Sie, ob dies ein gangbarer Weg für Ihre Bürgerstiftung ist?

Wir geben Ihnen mit diesem Ratgeber eine Entscheidungshilfe für Ihre Bürgerstiftung an die Hand. Sie erhalten eine Übersicht über mögliche Wege zum Hauptamt. Anhand von 13 unterschiedlichen Beispielen aus Bürgerstiftungen zeigen wir auf, welche Aufgabenbereiche Hauptamtliche übernehmen, wie die Stellen finanziert werden und welche Erfahrungen es in der Zusammenarbeit mit Hauptamtlichen bereits gibt. // MA Kurzarbeit Corona

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  • Fragen oder Rückmeldungen an die Autoren sind willkommen. Bitte wenden Sie sich direkt an Dr. Stefan Nährlich oder Christiane Biedermann.
Kapitel I: Einführung

Editorial
Fünf gute Gründe für Hauptamtliche
Umfang der Mitarbeit von Hauptamtlichen

1. Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser,

vielleicht ist Ihnen diese Situation bekannt? Es ist Vorstandssitzung. Die ehrenamtlichen Vorstände ziehen Bilanz. Das Stiftungskapital wächst, die Zahl der operativen Projekte hat sich verdoppelt. Auch wurden weitere ehrenamtlich Engagierte gewonnen. Doch in die Freude über das Erreichte mischt sich ein „Aber“. Denn mit dem Erfolg ist der Arbeitsaufwand für die ehrenamtlichen Vorstandsmitglieder gestiegen. Die Abrechnung für Projekte, das Ausstellen von Zuwendungsbescheinigungen, die Werbung und Koordination der ehrenamtlich Engagierten – die Vorstandsmitglieder kommen an die Grenzen ihrer Kapazitäten. Und: “Es bleibt kaum Zeit für die wichtige inhaltliche und strategische Arbeit“, mahnt ein Vorstand. Die Frage nach einer Hauptamtlichen oder einem Hauptamtlichen steht im Raum, an die der Vorstand Aufgaben delegieren könnte. Doch: Welche Möglichkeiten gibt es überhaupt für die Bürgerstiftung, um eine hauptamtliche Stelle zu finanzieren? Was bewirkt das für die Arbeitsorganisation in der Bürgerstiftung? Stellen sich die erhofften Effekte ein?

Überlegen Sie in Ihrer Bürgerstiftung ebenfalls, ob das Hauptamt ein gangbarer Weg ist? Wir geben Ihnen mit diesem Ratgeber eine Entscheidungshilfe für Ihre Bürgerstiftung an die Hand. Sie erhalten eine Übersicht über mögliche Wege zum Hauptamt. Anhand von 13 unterschiedlichen Beispielen aus Bürgerstiftungen zeigen wir auf, welche Aufgabenbereiche Hauptamtliche übernehmen, wie die Stellen finanziert werden und welche Erfahrungen es in der Zusammenarbeit mit Hauptamtlichen bereits gibt.

Wir wünschen Ihnen eine erkenntnisreiche und anregende Lektüre. Geben Sie uns gerne eine Rückmeldung, wenn die Informationen für Sie nützlich waren oder Sie Erfahrungen machen, die für andere Bürgerstiftungen hilfreich sind.

Diesen Ratgeber herauszugeben, wäre ohne die Erfahrungen aus den Bürgerstiftungen nicht möglich. Wir sagen: „Danke!“

Dr. Stefan Nährlich, Geschäftsführer und Christiane Biedermann, Leiterin Weiterbildung

2. Fünf gute Gründe für Hauptamtliche

„Ehrenamt braucht Hauptamt. Eine hauptamtliche Begleitstruktur ist wichtig, damit das Ehrenamt gut funktionieren kann und Kontinuität besteht. Auch kleinere Bürgerstiftungen können anstreben, Förderer für Personalkosten zu gewinnen.“ Birgit Schäfer, ehem. Vorsitzende des Vorstands der BürgerStiftung Hamburg.

Je besser Ihre Projekte laufen, umso mehr Stifter, Spender und Ehrenamtliche Sie gewinnen, desto mehr Arbeit haben Sie als ehrenamtlicher Vorstand einer Bürgerstiftung. Eine wachsende Zahl an Vorständen und Stiftungsräten stellt sich dann die Frage, wie weit ihr ehrenamtliches Engagement allein die Bürgerstiftung tragen kann. In andere Bürgerstiftungen gibt es andere Gründe, weshalb sie den Sprung zum Hauptamt wagen und Mitarbeiter einstelle oder Honorarkräfte suchen.

 

Fünf Gründe für Hauptamtlichkeit:

  • Wachstum: Ein großer Teil der Bürgerstiftungen wächst sehr stark hinsichtlich der Anzahl und Größe der operativen Projekte, der finanziellen Ressourcen und ehrenamtlich Engagierten. Diese Aufgaben zu managen, erfordert weitaus mehr Zeit und Kraft, als diese ehrenamtliche Vorstände alleine leisten können und wollen. Denn je erfolgreicher die Bürgerstiftung ist, desto mehr Ressourcen muss sie dafür einsetzen, um den Erfolg zu organisieren. Es liegt nahe, Aufgaben – wie Einladungen schreiben oder die Projektabrechnung – zu delegieren, damit sich Vorstände ihrer eigentlichen Aufgaben widmen können: Die strategische Weiterentwicklung, die Gewinnung von Stiftern und Spendern usw.
  • Kontinuität: Mit Hauptamtlichen als feste Ansprechpartner kann für Kontinuität im Stiftungsalltag gesorgt werden, z. B. in der Geschäftsstelle oder als Projektleitung. Das Sicherstellen von Kontinuität spielt zudem bei jenen Bürgerstiftungen eine Rolle, die in Regionen wirken, in denen Ehrenamtliche rar sind, weil insbesondere engagierte und jüngere Menschen vom Land in die Städte ziehen oder die Tradition des bürgerschaftlichen Engagements weniger ausgeprägt ist.
  • Gremiennachfolge: In jeder Bürgerstiftung steht satzungsgemäß die Gremiennachfolge irgendwann an. Hauptamtliche bereiten den Boden für geeignete neue Vorstände und Stiftungsräte. Denn potentielle Kandidatinnen und Kandidaten erwarten zunehmend, dass sie durch Hauptamtliche ein Stück weit entlastet werden, um ihr ehrenamtliches Engagement nachhaltig und verantwortungsvoll auszuüben, weil sie sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren sowie ihre Kompetenzen und Netzwerke einbringen können.
  • Qualitätssicherung: Die Anforderungen an die operative Stiftungsarbeit sind komplex. Fachspezifische Kenntnisse und Qualifikationen werden immer wichtiger. Diese können Hauptamtliche je nach Profession oder Berufserfahrung einbringen – und sichern idealweise die Qualität der Stiftungsarbeit.
  • Regulatorische und bürokratische Anforderungen: Ehrenamtliches Engagement der Gremien bedeutet mitunter weniger den eigentlichen Kernaufgaben nachzugehen, wie Projektideen, Netzwerke und Strategien zu entwickeln, sondern Verwaltungsaufgaben zu erledigen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dies kann den Anreiz und die Motivation mindern, Verantwortung als Vorstand zu übernehmen. Hauptamt kann hier (wieder) Zeit und Kapazitäten freisetzen, für das, was für die Bürgerstiftung relevant ist und Freude am Engagement macht.

3. Umfang der Mitarbeit von Hauptamtlichen

Dass Hauptamtliche ehrenamtliches Engagement unterstützen, ist (noch) nicht der Alltag bei Bürgerstiftungen, aber nicht mehr ungewöhnlich. In 70 Bürgerstiftungen arbeiten insgesamt 180 Hauptamtliche, so das Ergebnis unserer Sonderumfrage „Hauptamt“. Tendenz steigend, dies zeigen die Beratungsanfragen, die bei der Stiftung Aktive Bürgerschaft eingehen. Die meisten der an der Umfrage beteiligten Bürgerstiftungen beschäftigen einen (44 Prozent) oder zwei bis vier Hauptamtliche (37 Prozent). Nur fünf Prozent haben eine Belegschaft von zehn oder mehr Hauptamtlichen. In der Regel handelt es sich um Teilzeitbeschäftigung unter 15 Stunden pro Woche, gefolgt von Arbeitsverhältnissen zwischen 16 und 34 Stunden pro Woche oder einem fixen Stundensatz im Jahr, z. B. 90 Arbeitsstunden für die Organisation einer Benefizveranstaltung.

Während mancherorts komplette Geschäftsstellen mit mehreren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterhalten werden, reicht andernorts eine stundenweise Beschäftigung. In welchem Umfang eine Bürgerstiftung Hauptamtliche beschäftigt, hängt von der Finanzierung ab. Aber nicht allein. Bevor Sie sich mit der Finanzierung beschäftigen, sollten Sie z. B. folgende Fragen beantworten. Sie helfen zu klären, welche Aufgaben Hauptamtliche in welchem Umfang übernehmen sollten. Kurz: Wen suchen wir eigentlich? Damit kommen Sie auch der Antwort näher, welche Beschäftigungsverhältnis Sie für Hauptamtliche anstreben und wieviel eine solche Stelle schließlich kostet.

„Wir müssen gewährleisten, dass die Verwaltung der Stiftung unabhängig von ehrenamtlich verfügbarer Arbeitskraft gesichert ist.“ Dr. Adalbert Knapp, Vorstandsvorsitzender der Bürgerstiftung Weinheim

Praxishilfe: Gut möglich, dass Sie zuerst die Aufgabenverteilung im Vorstand und Stiftungsrat (wieder) klären müssen, um dann die Aufgaben für Hauptamtliche festzulegen. Nutzen Sie dafür unser Modell zur Arbeitsverteilung in den Gremien mit einer Geschäftsstelle (PowerPoint). Button: Download. Link auf Charts

Wichtige Entscheidungen:

  • Wofür brauchen wir Hauptamtliche?
  • Was kann an Hauptamtliche delegiert werden – und was nicht?
  • Welche Aufgaben oder Aufgabenbereiche sollen Hauptamtliche übernehmen? Wieviel Zeit veranschlagen wir realistischer Weise dafür?
  • Welche Berufserfahrungen, Qualifikationen sollten Hauptamtliche für die jeweilige Aufgabe bzw. das Aufgabengebiet idealerweise mitbringen?
Kapitel II: Hauptamt in Bürgerstiftungen

Aufgabenbereiche: Wofür Hauptamtliche eingesetzt werden
Beschäftigungsverhältnisse: Wie Hauptamtliche angestellt sind
Finanzierung: Woraus Hauptamtliche bezahlt werden

4. Aufgabenbereiche: Wofür Hauptamtliche eingesetzt werden

Nehmen wir alle Bürgerstiftungen deutschlandweit in den Blick, dann übernehmen Hauptamtliche vor allem zwei Aufgabenbereiche: Das Office Management und das Projektmanagement.

Office Management, d.h. Büroorganisation, Buchhaltung, Verwaltung. Hauptamtliche gehen ans Telefon, erledigen die Korrespondenz und die Ablage, buchen Rechnungen und bereiten Überweisungen vor, organisieren und protokollieren Sitzungen, bearbeiten Förderanträge, füllen Spendenbescheinigungen aus und erstellen Dankesschreiben, halten die Adressdatenbank aktuell, unterstützen bei der Veranstaltungsorganisation und vieles mehr. Kurz: Sie halten ehrenamtlichen Vorständen den Rücken für ihre Kernaufgaben frei, indem sie überwiegend administrative und zeitintensive Aufgaben übernehmen.

Projektmanagement, d.h. Hauptamtliche sind für operative Projekte der Bürgerstiftung zuständig, sie leiten sie und setzen sie um. Sie bringen ihre Fachkompetenzen ein, koordinieren die ehrenamtlich Engagierten in den Projekten, unterstützen bei Förderanträgen und verwalten Budgets, arbeiten mit Projektpartner zusammen, kommunizieren Entwicklungen und Ergebnisse und vieles mehr. Kurz: Sie kümmern sich in Verantwortung gegenüber den ehrenamtlichen Gremien um die Dinge, für die es Bürgerstiftungen gibt.

„Die im Hauptamt entwickelten Kompetenzen kommen der Bürgerstiftung direkt zu Gute, und die Kontinuität der Ansprechperson stellt Stabilität und Vertrauen in die Arbeit der Stiftung sicher.“ Hans-Herbert Jagla, Vorstandsvorsitzender der Bürgerstiftung Braunschweig

Weitere Aufgabengebiete von Hauptamtlichen:

  • Geschäftsführung
  • Öffentlichkeitsarbeit
  • Freiwilligenmanagement
  • Fundraising
  • Veranstaltungsmanagement

Alle genannten Aufgabenbereiche sind mit bestimmten Fachkompetenzen, Qualifikationen, rechtlichen Anforderungen und Verwaltungsaufgaben verbunden. Die umgekehrte Betrachtung: Die Aufgabenbereiche, in denen Hauptamtliche nicht oder selten tätig sind, sind Kernaufgaben ehrenamtlicher Gremien, die dort ihre Kompetenzen, Talente und Netzwerke einsetzen. Neben der strategischen Weiterentwicklung der Bürgerstiftung, der Leitung und Kontrolle, ist dies vor allem die Gewinnung von Stifterinnen und Stiftern.

5. Beschäftigungsverhältnisse: Wie Hauptamtliche angestellt sind

Bürgerstiftungen nutzen verschiedene Möglichkeiten, Hauptamtliche zu beschäftigen. Am häufigsten sind Hauptamtliche als renten- und sozialversicherungspflichtig Beschäftigte angestellt, danach folgen geringfügig Beschäftigte und Honorarkräfte. Freiwilligendienstleistende (Bufdi, FSJ, usw.), Praktikanten und sogenannte „1-Euro-Jobber“ sind bei Bürgerstiftungen derzeit weniger tätig.

Praxishilfe: Das Münchner Institut für Beratung und Projektentwicklung veröffentlichte zuletzt 2017 den Ratgeber „Vereine als Arbeitgeber“. Dieser informiert über Arbeitsverträge, die Rechte und Pflichten als Arbeitgeber – auch in den verschiedenen Beschäftigungsverhältnissen – vom Studenten bis zur Rentnerin.

6. Finanzierung: Woraus Hauptamtliche bezahlt werden

Es ist nicht von der Hand zu weisen: Die Finanzierung von Hauptamtlichen ist für Bürgerstiftungen eine Herausforderung. Einen Königsweg, Hauptamtliche zu finanzieren, gibt es nicht. Aktuell gelingt dies mehrheitlich aus Eigenmitteln (42 Prozent der Bürgerstiftungen mit Hauptamtlichen):

Finanzierung Hauptamtliche

  • aus Stiftungserträgen,
  • aus Spenden,
  • aus Einnahmen aus einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb,
  • aus Mieten oder
  • aus Bußgeldern.

Weitere finanzielle Unterstützung erhalten Bürgerstiftungen durch private und öffentliche Mittel, mit denen auch Arbeitsstunden mischfinanziert werden, z. B. aus Eigenmitteln, Förderungen von Stiftungen und aus öffentlichen Programmen.

Kaum verwunderlich ist, dass Hauptamtliche überwiegend in kapitalstarken Bürgerstiftungen arbeiten. Aber auch Bürgerstiftungen in der Anfangsphase und mit einem geringeren Stiftungskapital ist der Weg zum Hauptamt bereits gelungen. Die Herausforderung der Finanzierung sollte freilich über befristete Arbeitsverhältnisse hinausreichen. Denn Bürgerstiftungen sollten im eigenen Interesse langfristig hauptamtliche Strukturen finanzieren.

„Wir hatten von Anfang an den Anspruch, trotz der Geldknappheit auch ein professionelles, hauptamtlich besetztes Büro zu haben.“ Dorothea Jäger, Vorsitzende des Vorstands der Bürgerstiftung Hannover. Die Personalkosten finanzierte die Bürgerstiftung zuerst aus Spenden, mittlerweile aus Erträgen aus dem Stiftungskapital und Spenden.

Warum ist die Finanzierung von Hauptamt herausfordernd?

Die Finanzierung dessen, was im angelsächsischen Sprachraum als capacity bulding beschrieben wird, also der Aufbau und Unterhalt von nachhaltigen Strukturen und Problemlösungskompetenzen, trifft in Deutschland auf andere Traditionen und Rahmenbedingungen:

  • Die öffentliche Hand fördert seit vielen Jahren vorzugsweise projekt- und programmorientiert. Die Finanzierung von Geschäftsstellen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind auf wenige Bereiche zurückgefahren.
  • Private Organisationen, wie Unternehmen, aber auch Stiftungen, verstehen sich vorzugsweise als Impulsgeber und stoßen Entwicklungen gerne an. Langfristige Unterstützungen sind die Ausnahme. Sie wollen meist „konkrete“ und „innovative“ Projekte fördern.
  • Privatpersonen engagieren sich i.d.R. unter zwei Annahmen: „jeder Euro kommt an“, gemeint ist in einem Projekt oder unmittelbar bei den Menschen. Und der daraus resultierende Folge, dass „alles ehrenamtlich erbracht wird“ und nichts kostet. Das liegt auch daran, dass diese Erwartungshaltung von gemeinnützigen Organisationen noch immer bedient wird.

Perspektiven: Was können wir daran ändern?

Wir haben kein Patentrezept. Aber verzichten Sie darauf, bei Spendern damit zu werben, dass jeder gespendete Euro im Projekt oder bei den Menschen 1 zu 1 ankommt. Erklären Sie, warum Spenden bei der Bürgerstiftung sinnvoll investiert sind. Überzeugen Sie Förderer mit Fakten davon, in bewährte Lösungsansätze und nachhaltige Strukturen zu investieren, um gemeinsam die gewünschte gesellschaftliche Wirkung zu erzielen. Was durch langfristige Strukturförderung erreicht werden kann, zeigen inzwischen einzelne Bürgerstiftungen, wie etwa die Bürgerstiftung Dresden. Die Körber-Stiftung stattete vor 20 Jahren die erste ostdeutsche Bürgerstiftung mit einem Gründungskapital von 100.000 DM (etwa 51.000 Euro) aus, stellte ihr über Jahre die Räume ihres Dresdner Hauses zur Verfügung und sorgte von Beginn an für die hauptamtliche Geschäftsführung. Die Bürgerstiftung zählt zu den kapitalstärksten Bürgerstiftungen hierzulande. Sie arbeitet mit 13 fest angestellt Mitarbeitern, dazu kommen zwei Honorarkräfte und ca. 20 Ehrenamtliche.

„Durch diese nachhaltige Unterstützung können wir das Stiftungskapital kontinuierlich aufbauen und Stiftern eine verlässliche Stiftungsverwaltung anbieten.“ Winfried Ripp, von 1999 bis 2018 Geschäftsführer, heute Vorstand der Bürgerstiftung Dresden

Kapitel III: Beispiele und Erfahrungen von Bürgerstiftungen

Geschäftsführung
Office Management
Projektmitarbeiter/in

„Hauptamtliche. Das ist nur etwas für die großen Bürgerstiftungen“, diese Worte hören wir von Vorständen kleiner Bürgerstiftungen. Doch auch weniger vermögende Bürgerstiftungen beschäftigen Hauptamtliche wie unsere Sonderumfrage „Hauptamt“ zeigt. Die folgenden 13 Beispielen von Bürgerstiftungen veranschaulichen die Bandbreite der Arbeitsgebiete, der Beschäftigungsverhältnisse und deren unterschiedliche Finanzierung.

Hinweis: Da es sich bei den Beispielen zu den Beschäftigungsverhältnissen, Aufgaben und Vergütungen um sensible personenbezogene Daten handelt, haben wir sie entsprechend der Datenschutzanforderungen vertraulich behandelt und im Folgenden anonymisiert.

Beispiele 1-4: Geschäftsführung

Beispiel 1: Geschäftsführung renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung hat zwei hauptamtliche Geschäftsführerinnen in Teilzeit, die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt sind.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Die Geschäftsführerinnen sind jeweils mit 15 Stunden pro Woche tätig und übernehmen vor allem die folgenden Aufgaben: Verwaltung der 19 Treuhandstiftungen, Verwaltung der Bürgerstiftung (u.a. Erfassung von Förderanträgen, Planung u. Durchführung von operativen Projekten, Vorbereitung u. Nachbereitung der Vorstandssitzungen, Organisation von Veranstaltungen, Erstellung von Spendenbescheinigungen, Pflege u. Neugestaltung der Internetseite, sonstige Öffentlichkeitsarbeiten). Die Arbeit wird mehrheitlich in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung geleistet. Ein Teil der Arbeit wird auch von zu Hause aus erledigt. Die Geschäftsführerinnen sind seit drei Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und waren vorher bei der Volksbank als Gewerbekundenberaterin bzw. Kreditsachbearbeiterin für Gewerbekunden tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf ca. 40.000,- Euro (Arbeitgeber Brutto), die überwiegend für die Verwaltung der Treuhandstiftungen entstehen. Diese Kosten werden finanziert aus Spenden und Zinserträgen sowie aus Erträgen aus der Verwaltung der Treuhandstiftungen. Die Spenden stammen sowohl von Privatpersonen als auch Firmen.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Aufgrund der zunehmenden Komplexität der Stiftungsarbeit ist die Hauptamtlichkeit zur Qualitätssicherung nach innen und außen erforderlich – DIE Voraussetzung für Vertrauen.
Beispiel 2: Geschäftsführung renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung hat eine hauptamtliche Geschäftsführerin, die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 28 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Leitung/Organisation der Geschäftsstelle; Leitung Lernpatenprojekt und Ehrenamtsagentur; Gremienarbeit (Teilnahme, Vor- und Nachbereitung); Pressearbeit; Führen/Begleiten von über 100 Ehrenamtlichen; Organisation und Durchführung von Veranstaltungen; Erstellen von Kosten- und Finanzierungsplänen für die eigenen Projekte; Mitarbeit in verschiedenen Fachausschüssen und Landesarbeitsgemeinschaften. Die Arbeit wird vollständig in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung geleistet. Die Geschäftsführerin ist seit 10 Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und war vorher bei einem Fachverlag als Personalmanagerin tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf 31.440,- (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden finanziert aus Spenden und Zuschüssen. Die Spenden und Zuschüsse stammen von Privatpersonen, Firmen, Land.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Unsere Bürgerstiftung hat seit ihrer Gründung eine kontinuierliche Entwicklung erfahren. Von Beginn an spielte die Qualität, mit der Aufgaben erledigt und Projekte durchgeführt werden, eine große Rolle. Schnell war klar, dass dies nicht ausschließlich auf ehrenamtlicher Basis zu stemmen sein wird.  Als „Hauptamtlicher“ ist man Organisator, Lenker, Ansprechpartner, Netzwerker u.v.m. Mit einem starken Team im Hintergrund – eine tolle Aufgabe! Auch das eigenständige Arbeiten, der gute Kontakt zu Vorstand und Gremien – kein Vergleich zu einem Wirtschaftsunternehmen! Allerdings ist die Finanzierung einer solchen Stelle jedes Jahr aufs Neue eine Herausforderung, da kein Cent der Erträge in die Deckung der Personalkosten fließt. Mein Fazit: Ein solch „ehrliches“ Arbeiten erfährt man wahrscheinlich nur sehr selten. Ehrenamtliche bleiben und engagieren sich, solange sie sich gut aufgehoben und gebraucht fühlen. Mit autoritärem „Gehabe“ oder zu viel Druck kommt man nicht weit. Es braucht viel Fingerspitzengefühl, um Kontinuität zu erzeugen. Aber es lohnt sich und macht viel Freude. Und das Ergebnis, in Form von z.B. erfolgreichen Projekten sprechen für sich.
Beispiel 3: Geschäftsführung geringfügig beschäftigt

Die Bürgerstiftung hat eine Geschäftsführerin, die als geringfügig Beschäftigte bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 11 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Vorbereitung der Vorstands- und Kuratoriumssitzungen, Bearbeitung von Anfragen, Infomails, Pressearbeit, Vorbereitung und Durchführung des Ehrenamtspreises, Einrichtung und Betreuung des regionalen Stiftungsnetzwerks. Die Arbeit wird vollständig bzw. mehrheitlich von Zuhause aus geleistet, da es keine eigene Geschäftsstelle der Bürgerstiftung gibt.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf ca. 6.000 (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden bislang finanziert aus Spenden von ansässigen Unternehmen. Die Geschäftsführerin ist seit zwei Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und war vorher bei einer anderen Stiftung für wissenschaftliche Forschung und Fortbildung als Geschäftsführerin tätig.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Es ist wichtig, dass neben den ehrenamtlichen Funktionen auch eine hauptamtliche Stelle  ansprechbar ist, Aufgaben übernimmt und Hintergrundarbeiten erledigt. Dies gewährleistet ein reibungsloses Funktionieren der Stiftungsarbeit und dient immer wieder als Anlauf- und Koordinationsstelle, sowohl von innen als auch von außen. Diese Stelle wird umso wichtiger, je mehr die ehrenamtlichen Kräfte, wie in unserer Stiftung, beruflich stark eingespannt sind.
Beispiel 4: Geschäftsführung Honorarkraft

Die Bürgerstiftung hat einen Vorstandsvorsitzenden, in Personalunion Schatzmeister, der die Geschäfte der Stiftung und der Freiwilligenagentur als selbständige Honorarkraft führt. Er ist nicht angestellt.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Er ist ganzjährig mit ca. 35 Stunden (variieren) pro Woche, inkl. ehrenamtlicher Stunden tätig und übernimmt vor allem sämtliche Aufgaben im Operativen, Beratungs-, Administrativen- und Finanzbereich und repräsentiert die Stiftung und die Freiwilligenagentur ebenfalls im öffentlichen Bereich. Die Arbeit wird sowohl in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung als auch von Zuhause aus geleistet. Der Geschäftsführer ist seit 13 Jahren für die Bürgerstiftung und der Freiwilligenagentur, zu Beginn rein ehrenamtlich, später als selbständige Honorarkraft tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Honorarkosten belaufen sich auf ca. € 10.000,– p. a. Die Kosten finanzieren sich ausschließlich aus Fördermitteln und Spenden für die Freiwilligenagentur der Bürgerstiftung.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Die Hauptamtlichkeit ist eine Voraussetzung für die Entwicklung und den Fortbestand einer Bürgerstiftung.

Beispiele 5-9: Office Management

Beispiel 5: Office Management renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung hat eine Büromitarbeiterin (Verwaltungskraft / Office Manager/in), die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 20 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Unterstützung bei der allgemeinen Verwaltung der Bürgerstiftung; Telefonischer Erstkontakt, Besucherempfang; Korrespondenz; Ablageorganisation, Materialbestellung; Protokollieren von Teambesprechungen; Unterstützung bei der Vorbereitung von Vorstandssitzungen; Bearbeitung von Förderanträgen an die Stiftung; Erstellen von Spendenbescheinigungen und Dankesschreiben; Stifterservice und Adressmanagement; Unterstützung bei Veranstaltungsorganisation z.B. Stifterversammlung; Termin- und Reiseorganisation. Die Arbeit wird vollständig in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung geleistet. Die Büromitarbeiterin ist seit 3,5 Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und war vorher in einer Arztpraxis als Angestellte im Empfangsbereich tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf 15.260 Euro. Diese Kosten werden finanziert aus projektgebundenen Fördermitteln und Spenden. Die (Spenden, Fördermittel) stammen von Privatpersonen, Firmen, Stiftungen, Lotterien.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Unerlässlich für den Betrieb der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung mit sieben Projekten, die Finanzierung ist allerdings eine große Herausforderung.
Beispiel 6: Office Management renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung hat eine Büromitarbeiterin (Verwaltungskraft / Office Manager/in), die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 25 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Buchhaltung; Vor- und Nachbereitung von Sitzungen; Korrespondenz; Vorbereitung des Haushaltsplans; Projektunterstützung; Telefon; Schnittstelle für ehrenamtliche und weitere Mitarbeiter. Die Arbeit wird vollständig bzw. mehrheitlich in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung Osnabrück geleistet. Die Büromitarbeiterin ist seit 14 Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und hat eine kaufmännische Ausbildung.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf 32.291,80 (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden finanziert aus Spenden und Zinserträgen. Die Spenden stammen in erster Linie von Firmen, aber auch privaten Stiftungen sowie aus der Verwaltungskostenpauschale der Projekte.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Geht nicht ohne!
Beispiel 7: Office Management geringfügig beschäftigt

Die Bürgerstiftung hat eine Mitarbeiterin, die als geringfügig Beschäftigte bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig für 5 Stunden pro Woche tätig und ist dabei hauptsächlich mit der Organisation der Geschäftsstelle beschäftigt. Die Arbeit wird vollständig in den Büroräumen eines örtlichen Unternehmens geleistet. Die Büromitarbeiterin ist seit 4 Jahren bei der Bürgerstiftung in Teilzeit angestellt.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für die Stelle belaufen sich im Jahr auf 3.000,- (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden aus dem Jahresbudget der Bürgerstiftung finanziert. Die Bürgerstiftung hat ein Konzept entwickelt, durch das die Gesamtkosten der Verwaltung (ca. 12.000,- € pro Jahr) langfristig aus den Verkäufen eines Sortiments hochwertiger Geschenkartikel und Souvenirs mit städtischem Bezug erfolgen soll. Derzeit gelingt das bereits zu ca. 50% (ca. 6.000,- € p.a.), womit bereits 100% des hauptamtlichen Gehalts gedeckt sind.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Durch den stetig wachsenden Umfang an Aufgaben durch stetig zunehmende Projektarbeit ist Hauptamtlichkeit aus Gründen der Verbindlichkeit und Kontinuität von steigender Wichtigkeit. Grundsätzlich sollte Hauptamtlichkeit auf ein kontinuierliches Office-Management beschränkt bleiben, um den bürgerlich-ehrenamtlichen Charakter der Bürgerstiftungen zu bewahren und als wichtiges Vorbild in einer immer stärker auf Hauptamtlichkeit fixierten Gesellschaft voran zu gehen (Was durchaus auch als Projekt der Bürgerstiftungen verstanden werden kann!).
Beispiel 8: Office Management geringfügig beschäftigt

Die Bürgerstiftung hat eine Mitarbeiterin (Assistentin des Vorstands), die bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 25 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Projektarbeit, Abwicklung von Förderanträgen, Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen, Veranstaltungsorganisation, Koordination der Öffentlichkeitsarbeit, Ausführung und Einzug von Zahlungen und Beiträgen, Erstellung und Versand von Spendenbescheinigungen, Führung von Statistiken, interne und externe Kommunikation mit Gremienpartnern, Kooperationspartnern, Förderempfängern, Spendern, Paten und sonstigen Personen, Büroorganisation, EDV. Die Arbeit wird vollständig bzw. mehrheitlich in den angemieteten Büroräumen der Bürgerstiftung geleistet. Die Büromitarbeiterin ist seit 10 Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und war vorher bei einer Stiftung als Sekretärin tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf rund 24.000 (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden finanziert aus dem allgemeinen Budget der Bürgerstiftung. Diese werden gedeckt aus den Erträgen des Stiftungskapitals, aus Patenschaftsbeiträgen und Spenden und stammen von Privatpersonen, Firmen und Institutionen aus der Stadt.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Ohne eine hauptamtliche Begleitung ist in unserer aktiven Bürgerstiftung der Aufbau und die erfolgreiche Führung nicht denkbar. Ehrenamtliche Ressourcen können vor allem dann gut genutzt werden, wenn sie durch hauptamtliche Begleitung koordiniert und unterstützt werden.
Beispiel 9: Office Management Honorarkraft

Die Bürgerstiftung hat eine Büromitarbeiterin, die als Honorarkraft bei der Bürgerstiftung angestellt ist. Es handelt sich nicht um ein Anstellungsverhältnis, sondern um eine gelegentliche Beauftragung, die nach Stunden abgerechnet wird.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Pro Jahr ist sie ca. 25 Stunden für die Stiftung tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Erstellung und Versand von Spendenbescheinigungen, Erstellung und Versand von Einladungen zu Veranstaltungen. Die Bürgerstiftung hat keine eigenen Geschäftsräume, die Arbeit wird von Zuhause aus erledigt. Die Büromitarbeiterin ist seit 4 Jahren für die Bürgerstiftung tätig.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf ca. 300 Euro. Diese Kosten werden finanziert aus Zinserträgen.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Die Entlastung der ehrenamtlichen Vorstands- und Beiratsmitglieder von Verwaltungs- und Schreibarbeiten ist wichtig. Vorstands- und Ehrenamtsmitglieder, die sich mit Verwaltungs- und Schreibarbeiten befassen müssen, sind nicht zufrieden, es besteht dann die Gefahr, dass sie ihre Mitarbeit in der Stiftung einstellen.

Beispiele 10-13: Projektmitarbeiter/in

Beispiel 10: Projektmitarbeiter/in renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung beschäftigt u.a. für 3 große eigene Projekte und weitere Entwicklungs- und Koordinationstätigkeiten im Projektbereich eine hauptamtliche Projektleiterin, die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 30 Stunden pro Woche tätig und übernimmt die Koordination, Entwicklung und Steuerung der Projekte, sie ist verantwortlich für Budget, Kommunikation; Fundraising und Netzwerkpflege. Die Arbeit wird mehrheitlich in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung geleistet, wobei die Möglichkeit besteht, aus dem Homeoffice die Aufgaben zu erfüllen. Die Projektleiterin ist seit 10 Jahren bei der Bürgerstiftung angestellt und hat im Verlauf dieser Jahre die Stelle auf- und ausgebaut, und Verantwortlichkeiten sind hinzugekommen.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf ca. 22.000 Euro (Arbeitgeber Brutto). Diese Kosten werden aus Projektmitteln, Spenden, Zinserträgen u.a. finanziert. Die Mittel stammen von aus den Erträgen der Bürgerstiftung, von Kooperationspartnern, Privatpersonen, Unternehmensspenden und/oder aus Sponsorengeldern.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Mit hauptamtlichen Mitarbeitenden sind Verlässlichkeit, Professionalität und Weiterentwicklung von Projekten in einem stärkeren Maße sichergestellt, als es mit Ehrenamtlichen möglich wäre. Die im Hauptamt entwickelten Kompetenzen kommen der Bürgerstiftung direkt zu Gute und die Kontinuität der Ansprechperson stellt Stabilität und Vertrauen in die Arbeit der Stiftung sicher.
Beispiel 11: Projektmitarbeiter/in renten- und sozialversicherungspflichtig

Die Bürgerstiftung hatte in 2016/2017 sechs und ab 2018 fünf hauptamtliche Projekmitarbeiterinnen, die renten- und sozialversicherungspflichtig bei der Bürgerstiftung angestellt sind.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie sind ganzjährig mit 2x 10 h, 1 x 15h und 2 x -20h pro Woche tätig und übernehmen vor allem die folgenden Aufgaben: 2x 20h Ehrenamtsagentur; 1x 10h, 1x20h Nachbarschaftsprojekt; 2x15h Patenschaften mit Geflüchteten. In 2016 und 2017 zwei Mitarbeiterinnen 1x 10h Support für den Vorstand und den Stiftungsrat. Die Arbeit wird mehrheitlich im Bürgerstiftungsladen geleistet. Die Projektmitarbeiterinnen sind zwischen 1 und 9 Jahren bei der Bürgerstiftung und kamen vorher aus dem künstlerischen Bereich, Wohlfahrtsverband, Studium, Verbraucherzentrale, Unternehmen.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stellen belaufen sich im Jahr auf 66.000 Euro (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden finanziert aus Fördermitteln von Stadt, Arbeits- und Wirtschaftsförderung, Pflegekassen, aus Spenden von Privatpersonen und Unternehmen, aus Geldauflagen von Strafgerichten, aus Zinserträgen und sonstigen Einnahmen.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Ohne Hauptamtliche wären die Projekte für und mit Ehrenamtliche/n nicht möglich. Weder die Werbung um Ehrenamtliche, noch die Beratungsleistungs- und Vermittlungsleistungen, die Freiwilligentag oder andere Projekte. Auch für die eigentliche Arbeit, den Stiftungsaufbau, würden wir uns jemanden im Hauptamt mit 20 bis 30 Stunden wünschen. Die Verwaltung nimmt stetig zu. Im Ehrenamt bleibt keine Zeit mehr für die inhaltliche und die wichtige strategische Arbeit.
Beispiel 12: Projektmitarbeiter/in geringfügig beschäftigt

Die Bürgerstiftung hat eine hauptamtliche Projektmitarbeiterin, die als geringfügig Beschäftigte bei der Bürgerstiftung angestellt ist.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Sie ist ganzjährig mit 10 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: Unterstützung bei der Akquise neuer Angebote für den Ehrenamtspass sowie bei der Ausgabe; Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung des Projekttages für Studenten sowie von Veranstaltungen sowie Fachtag und Vernetzungstreffen; Mitwirkung und Unterstützung bei der Organisation und Durchführung des Marktplatzes „Gute Geschäfte“; Aufrechterhaltung von Kontakt- und Sprechzeiten in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung. Die Arbeit wird vollständig in der Geschäftsstelle der Bürgerstiftung geleistet. Die Projektleiterin ist seit Anfang des Jahres bei der Bürgerstiftung angestellt und ist Studentin.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf 6.670 (Arbeitgeber Brutto) Euro. Diese Kosten werden finanziert aus Fördermitteln. Die Fördermittel stammen vom Sozialamt der Stadt.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Bereits vier Monate nach der Gründung war die Bürgerstiftung in der komfortablen Lage, Hauptamtliche beschäftigen zu können. Diese entlasten zum einen den ehrenamtlichen Stiftungsvorstand. Zum anderen könnten viele Projekte nicht in dem Umfang umgesetzt und engagierte Freiwillige und Praktikanten so intensiv begleitet werden. Eine geringfügige Beschäftigung gibt Studierenden zudem die Möglichkeit, sich schon während des Studiums mit dem Dritten Sektor und der Stiftungsarbeit zu beschäftigen, Kompetenzen und Fertigkeiten auszubauen und gegebenenfalls ein Feld für eine spätere berufliche Tätigkeit zu identifizieren.
Beispiel 13: Projektmitarbeiter/in geringfügig beschäftigt

Die Bürgerstiftung hat in einem Gesundheitsprogramm eine hauptamtliche Projektleiterin (Teilzeit mit 12 Std.), eine Verwaltungskraft (als geringfügig Beschäftigte) sowie eine fachliche Teamleiterin (als geringfügig Beschäftigte) angestellt.

  • Aufgaben, Stundenumfang, Arbeitsplatz, Berufserfahrung
    Die fachliche Teamleitung ist ganzjährig mit 8 Stunden pro Woche tätig und übernimmt vor allem die folgenden Aufgaben: als Psychologin Ansprechpartnerin für fachliche Anliegen der Familienbesucherinnen (Fachkräfte auf Honorarbasis), gemeinsam mit Projektleitung Schnittstelle zum Jugendamt, Netzwerkarbeit für das Gesundheitsprogramm, Betreuung der Sprechstunde in der Klinik und eines der offenen Babycafés. Die Arbeit wird mehrheitlich im Home-Office und im Außendienst erledigt, aber auch im Büro der Bürgerstiftung. Für das Home-Office ist ein Zugriff in die Cloud der Bürgerstiftung eingerichtet. Die fachliche Teamleitung arbeitet seit 5 Jahren bei der Bürgerstiftung.
  • Kosten und Finanzierung
    Die Personalkosten für diese Stelle belaufen sich im Jahr auf 6.902,05 €. Diese Kosten werden zu 90% aus öffentlichen Mitteln und zu 10 % aus Spenden finanziert. Die Spenden stammen entweder aus projektgebundenen Spenden von Privatpersonen oder einem Kinderhilfsfonds der Bürgerstiftung, die Fördermittel erhält die Bürgerstiftung aus dem Haushalt des Landkreises, da öffentliche Aufgaben nach SGB VIII § 16 wahrgenommen werden.
  • Fazit der Bürgerstiftung
    Insbesondere bei Leitungsfunktionen in Projekten trägt der Einsatz von Hauptamtlichen zur Professionalisierung, zur Kontinuität und zu einer besseren Betreuung der Ehrenamtlichen bei. Voraussetzung ist allerdings eine engagierte Haltung der Hauptamtlichen, die auch den Einsatz über die normalen Bürozeiten und eine gewisse Flexibilität voraussetzt. Denn, für ehrenamtliche Mitarbeiter wäre es schwer vermittelbar, wenn bezahlte Kräfte „Dienst nach Vorschrift“ machen, während sie sich in ihrer Freizeit engagieren.
Kapitel IV: Wege zum Hauptamt

Strategie: Die Weichen richtig stellen
Arbeitsorganisation: Vorstand und Hauptamtliche
Zusammenarbeit von Ehren- und Hauptamtlichen

7. Schlussfolgerungen zur Finanzierung

Bürgerstiftungen bieten attraktive Möglichkeiten für stifterisches und ehrenamtliches Engagement, und zunehmend auch für bezahlte Tätigkeiten. Dort wo es Hauptamtliche gibt, tragen sie wesentlich dazu bei, dass die Bürgerstiftung ihre Arbeit kontinuierlich und verlässlich leisten kann. So sind Ehrenamtliche im Durchschnitt 58 Stunden im Jahr für eine Bürgerstiftung engagiert, Hauptamtliche im Durchschnitt 750 Stunden im Jahr. Die Fazits der Bürgerstiftungen zeigen durchweg positive Erfahrungen mit angestellten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Honorarkräften.

Auch wenn es keinen Königsweg gibt, die Ergebnisse der Umfrage „Hauptamt“ zeigen doch einen Ansatz: die Finanzierung von Hauptamtlichen aus Eigenmitteln.

Das hat gute Gründe, erfordert aber auch Konsequenzen:

  • Über die Verwendung von Eigenmitteln der Bürgerstiftung entscheiden nur die Gremien der Bürgerstiftung. Die Mittel müssen daher keinen Präferenzen von Gebern und Förderern entsprechen. Demzufolge kommen beispielsweise Zinserträge, Dauerspenden von Paten und Freundeskreisen oder erwirtschaftete Eigenmittel wie aus dem Verkauf von Kalendern oder Einnahmen aus Events zum Einsatz. Dies sind Mittel, die nicht für eine konkrete zu benennende Maßnahme eingeworben werden (müssen).
  • Sind Hauptamtliche da, wird es spätestens jetzt in der Kommunikation wichtiger (und richtiger), vom Ergebnis her zu denken und zu kommunizieren. Welchen Beitrag leisten erfahrene und kompetente Mitarbeiter zu den Zielen der Bürgerstiftung? Was kann die Bürgerstiftung für die Menschen in ihrem Wirkungsraum leisten, was sie vorher nicht konnte? Das funktioniert, denn auch für Geber ist letzten Endes entscheidet, wozu sie mit dem finanziellen Beitrag beitragen und nicht, wofür er im Detail verwendet wird. Dies muss jedoch glaubwürdig dargestellt werden.
  • Eine gängige Praxis ist vielfach die Finanzierung von Hauptamtlichen über Projekte. Projektmittel enthalten – wenn erforderlich – neben Personalkosten auch einen Verwaltungskostenanteil. Diese Praxis führt jedoch regelmäßig zu problematischen Effekten. Zum einen vergrößern operative Projekte den administrativen Aufwand und die Agenda der ehrenamtlichen Gremien und führen insgesamt zu mehr Arbeit als zur Entlastung. Zum anderen entsteht oft die Notwendigkeit, sich um die Folgefinanzierung von Projekten kümmern zu müssen, weil man sowohl eine Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern hat, als auch den Verwaltungskostenanteil der Projekte für die Verwaltung der Bürgerstiftung braucht. Die Folgen sind nicht selten, dass noch weniger Zeit zur Verfügung steht und die Handlungsfreiheit geringer wird. Das Bild vom Hamsterrad passt hier sicher gut.

Was tun, um an mehr freiverwendbare Eigenmittel zu kommen?

Jenseits möglicher konkreter Maßnahmen stellt sich die grundsätzliche Frage, wie man beginnt: Erst ausreichend Eigenmittel erwirtschaften, um sich Hauptamt leisten zu können oder erst bezahlte Mitarbeiter einstellen, um den ehrenamtlichen Organen die Entlastung zu geben, sich um weitere Einnahmen kümmern zu können?

Das Bürokratie-Barometer Bürgerstiftungen 2019 zeigt eine schon jetzt hohe Belastung der ehrenamtlichen Vorstandsmitglieder durch Verwaltungsaufgaben. Dass die Belastung in den nächsten fünf Jahren sinkt, erwartet niemand der Befragten.

Unsere Empfehlung: Wenn sie sich für Hauptamt entscheiden, fangen Sie klein an und planen den notwendigen Ausbau beschäftigter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und seine Finanzierung als strategischen und nachhaltigen Prozess von vornherein mit.

8. Strategie: Die Weichen richtig stellen

Hauptamtliche zu beschäftigen, erschöpft sich keineswegs in der Finanzierbarkeit. Vielmehr handelt es sich um strategische Entscheidungen mit weitreichenden Konsequenzen für die Organisation Bürgerstiftung. Denn es geht um Grundsätzliches, nämlich um das Selbstverständnis und den Charakter der Bürgerstiftung. Ziel als auch Wesensmerkmal von Bürgerstiftungen ist, bürgerschaftliches Engagement zu unterstützen. Ehrenamtliche übernehmen nicht nur einen Großteil der Arbeit, sie legitimieren die Arbeit als Mitmach-Stiftung und sind eine Verbindung zwischen der Stiftung und lokaler Bevölkerung. Bevor also hauptamtliche Strukturen entstehen, sollte intern erarbeitet und klargestellt werden, ob und warum die Bürgerstiftung diesen Weg geht und welche Rollen sie Ehren- und Hauptamtliche zuschreibt. Erfahrungsgemäß sollte die Zusammenarbeit so gestaltet werden, dass Ehren- und Hauptamtliche nicht zueinander in Konkurrenz geraten.

9. Arbeitsorganisation: Vorstand und Hauptamtliche

Über diese grundsätzlichen Fragestellungen hinaus zählt die Zusammenarbeit mit Hauptamtlichen zu den anspruchsvollsten Aufgaben des ehrenamtlichen Vorstands – es geht um Personalmanagement und eine zielführende Arbeitsteilung zwischen Vorstand und Hauptamtlichen. Zwar liegen die juristische Verantwortung, die Ziele und Strategie einer Bürgerstiftung beim Vorstand, und Hauptamtliche zeichnen für bestimmte Bereiche verantwortlich, z. B. die Geschäftsführung für die operative Umsetzung strategischer Leitlinien und Aktivitäten der Bürgerstiftung. Doch ist es die Verantwortung des Vorstandes, die Aufgabentrennung zwischen strategischer und operativer Ebene für die Bürgerstiftung zu präzisieren, rät Dr. Karsten Timmer, langjähriger Vorstand der Bielefelder Bürgerstiftung. Auch wie Entscheidungskompetenzen und Informationspflichten usw. ausgestaltet werden, ist durch Stellenbeschreibungen zu fixieren. Für ehrenamtliche Vorstände geht u. a. mit der Delegation operativer Aufgaben einher, Hauptamtlichen Handlungsspielräume zu geben und zu respektieren sowie deren Grenzen klar zu definieren.

10. Zusammenarbeit von Ehren- und Hauptamtlichen

Ehrenamtliches Engagement erfordert häufig einen hohen persönlichen und zeitlichen Einsatz, bestimmte Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen. Dieses Engagement zu unterstützen, zählt zu einer zentralen Aufgabe von Bürgerstiftungen.

„Ohne Hauptamtliche wären die Projekte für und mit Ehrenamtliche/n nicht möglich. Weder die Werbung um Ehrenamtliche, noch die Beratungs-, Vermittlungs- und Qualifizierungsleistungen.“ Doris Elfert, Vorstand der Bürgerstiftung Weimar.

In Bürgerstiftungen übernehmen unter den Hauptamtlichen Projektleiter, Geschäftsführer und Geschäftsführerinnen und Freiwilligenmanagerinnen Aufgaben des Freiwilligenmanagements. Sie begleiten und koordinieren zwischen 60 und 500 ehrenamtlich Engagierte in einer Bürgerstiftung. Auch wenn die Anzahl der Hauptamtlichen mit diesen Zuständigkeiten noch überschaubar ist, so weisen sie den Weg in die Zukunft. Denn Bürgerstiftungen verzeichnen einen kontinuierlichen Zuwachs an ehrenamtlich Engagierten, während zugleich der Wettbewerb gemeinnütziger Organisationen um ehrenamtlich Engagierte zunimmt.

Für Bürgerstiftungen, die stetig wachsen (wollen), kristallisiert sich heraus, dass es auf Dauer Hauptamtlicher bedarf. Damit verbunden sind Fragen der Finanzierbarkeit. Aber nicht nur. Die Zusammenarbeit von Ehren- und Hauptamtlichen setzt weitreichende Veränderungsprozesse frei.

Lesen Sie hier weiter über die Bürgerstiftungen Delmenhorst und Weinheim, die wir in unserem bürgerAktiv Magazin 2019 zum Thema „Hauptamt“ befragt haben (S. 24-27).

Literaturangaben

Biedermann, Christiane: Zwischen Wunsch und Wirklichkeit: Hauptamt in Bürgerstiftungen. In: Stiftung & Sponsoring 04/2019, S. 28-29. Einige Zitate und Textpassagen des Ratgeber sind dem Fachartikel entnommen: Link auf den Artikel

Biedermann, Christiane: Ehrenamtliches Engagement in Bürgerstiftungen. Report Bürgerstiftungen 2018. Erweiterte Fassung, Hrsg. Stiftung Aktive Bürgerschaft, S. 12-21 Link

Nährlich, Stefan: Vorstands-Management. Frühstücksdirektoren oder Mädchen für alles? in: Ruckh, Mario/Noll, Christian/Bornholdt, Martin (Hg.): Sozialmarketing als Stakeholder-Management. Grundlagen und Perspektiven für ein beziehungsorientiertes Management von Nonprofit-Organisationen, Bern, Haupt Verlag, 2016, S. 71-85 (Download)

Polterauer, Judith / Biedermann, Christiane: Aktuelle Trends der Bürgerstiftungsarbeit. Vermögensaufbau, Hauptamt und Engagement für und mit Geflüchteten, In: Stiftung & Sponsoring 05/2016, S. 16-17

Stiftung Aktive Bürgerschaft: Report Bürgerstiftungen. Fakten und Trends 2016. Sonderumfrage „Hauptamt“

Timmer, Karsten: Gremienmanagement und Vorstandsarbeit. Die Arbeit von Stiftungsgremien effizient und effektiv gestalten. In: Stiftung & Sponsoring, Rote Seiten 6/2009

© Wege zum Hauptamt. Übersicht und Beispiele. Herausgegeben von der Stiftung Aktive Bürgerschaft Berlin, 2020. Autoren: Dr. Stefan Nährlich und Christiane Biedermann. Der Inhalt wurde sorgfältig erarbeitet, dennoch kann keine Haftung für die Richtigkeit übernommen werden.

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