Tschüss, Excel!

Eigentlich hatten sie nur ein Newslettertool gesucht bei der Bürgerstiftung Würzburg. Jetzt machen sie dort (fast) alles digital.

Bei der Suche nach einem Softwaretool für den Versand ansprechender Newsletter erkannte die Bürgerstiftung Würzburg und Umgebung schnell, dass die kostenfreien Toolversionen nur sehr eingeschränkte Gestaltungsmöglichkeiten boten und deshalb nicht infrage kamen. Sie fragte bei der Stiftung Aktive Bürgerschaft nach einer für Stiftungen geeigneten Lösung und stieß über die Webinar-Reihe „Digitale Bürgerstiftung“ der Aktiven Bürgerschaft auf CiviCRM.

Das ist eine kostenlose Open-Source-Software für das Customer Relations Management (CRM) von Non-Profit-Organisationen, die noch weit mehr kann, als nur einen Newsletter zu versenden. Auch die Aktive Bürgerschaft arbeitet damit. Die Bürgerstiftung Würzburg entschied sich, CiviCRM zu installieren. „Seit 2023 machen wir eigentlich alles digital“, sagt Birgit Freudenberger, bei der Bürgerstiftung zuständig für die Verwaltung. „Alles“ ist: Die gesamte Adressverwaltung, Newsletter-Erstellung und Versand, Spendenverwaltung, Veranstaltungsmanagement und Förderantragsmanagement.

Nie wieder aus einem PDF abtippen

„Früher haben wir unsere Kontakte manuell in Excel-Tabellen und in benutzereigene digitale ‚Adressbücher‘ geschrieben. Das war sehr mühsam“, berichtet Freudenberger. Das gleiche bei Förderanträgen: „Da ist die Kollegin früher verzweifelt – wir haben teilweise PDF-Formulare abgeschrieben, Anhänge zuordnen müssen und schließlich zu große Dateien gehabt, die sich nicht mehr an die Kuratoriumsmitglieder mailen ließen“, erinnert sich Freudenberger. Jetzt bekommt das Kuratorium, das über die Förderungen entscheiden muss, einen Link, der zu einer in CiviCRM generierten Tabelle mit den Anträgen und allen Unterlagen führt. Auch Veranstaltungen zu managen, ist viel einfacher geworden: Die Anmeldungen werden über ein Formular auf der Homepage direkt ins System übernommen, für die Veranstaltung verbucht und automatisch bestätigt.

So könnte es auch mit der Spendenverwaltung laufen. Es gibt einen Online-Button auf der Homepage und eine Schnittstelle zum Onlinebanking, die Spenden werden in CiviCRM verbucht, zugeordnet und gezählt. Alles funktioniert digital. Nur die Zuwendungsbestätigung muss aktuell noch ausgedruckt und eingetütet werden. „Technisch könnten wir das auch digitalisieren“, sagt Freudenberger, „aber wir warten bereits seit eineinhalb Jahren auf die Freigabe durch das Finanzamt.“

Der Einsatz

Die insgesamt enorme Arbeitserleichterung hat allerdings eine nennenswerte Investition an Zeit und Geld erfordert. Zwar ist CiviCRM kostenlos. Doch es muss implementiert werden und dafür fielen im Fall der Bürgerstiftung durch die vielen verschiedenen Funktionen rund 12.000 Euro an. Mit Erfolg bewarb sich die Bürgerstiftung auf Anraten der Aktiven Bürgerschaft um eine Förderung der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE): 90 Prozent der Kosten wurden übernommen. Auflage: Es mussten sich mindestens zwei Personen in der Organisation mit der Implementierung befassen und die Umsetzung musste bis zum Jahresende innerhalb von sechs Monaten – bis Ende 2022 – abgeschlossen sein. Darüber hinaus mussten während des laufenden Antragsverfahrens mehrere Onlinefachvorträge der DSEE besucht werden. Der Zeitaufwand ist ein Punkt, an dem die Sache scheitern könnte, wenn sich in der Bürgerstiftung Menschen engagieren, die berufstätig sind und zu den Schulungszeiten arbeiten müssen.

Bei der Bürgerstiftung Würzburg hat am Ende alles geklappt. „Das war zwar zeitweise ein bisschen stressig: Wir haben abends mit dem Laptop auf dem Knie die unterschiedlichen Exceltabellen mit den Adressen auf den neusten Stand gebracht und vom Format her vereinheitlicht. Aber es hat sich gelohnt“, sagt Freudenberger. Jetzt arbeiten in der Stiftung die Projektmanagerinnen und -manager mit CiviCRM. Vorstand und Kuratorium halten sich raus; man muss zugeben, dass die Benutzeroberfläche eine gewisse Einarbeitung erfordert. Viele Fragen zur Handhabung kann die Bürgerstiftung Würzburg und Umgebung in der Community auf CampusAktiv klären, dem Portal der Aktiven Bürgerschaft, in dem sich Bürgerstiftungen anmelden können. Die über den Support hinausgehenden Programmierarbeiten übernimmt das mit der Implementierung beauftragte Unternehmen auf Stundenbasis.

Für die Bürgerstiftung war die Digitalisierung ein Kraftakt, aber er hat Freiraum für andere Vorhaben geschaffen. „Wir erwarten eine Zuwendung im Millionenbereich“, sagt Birgit Freudenberger. „Jetzt kommt uns zugute, dass wir bei den Verwaltungsaufgaben viel Zeit gewonnen haben.“
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Digitale Bürgerstiftung – Ein Projekt der Stiftung Aktive Bürgerschaft

Wie können Bürgerstiftungen die Digitalisierung nutzen, um ihre Arbeit einfacher und zukunftsfähig zu gestalten? Welche Software ist die richtige, wie organisiert man seine digitalen Prozesse und die Zusammenarbeit im Team? Für solche und weitere Fragen hat die Stiftung Aktive Bürgerschaft das Projekt „Digitale Bürgerstiftung“ ins Leben gerufen. Als Support-Organisation für die Bürgerstiftungen in Deutschland bietet sie diesen kostenlos Unterstützung und Beratung – vom Starter-Paket bis zu Support-Foren zu CiviCRM und Microsoft 365. Dabei organisiert sie auch den Austausch mit Bürgerstiftungen, die bereits mit digitalen Lösungen arbeiten. Durch die Zusammenarbeit mit IT-Partnern erhalten die Bürgerstiftungen kostenlose oder kostengünstige IT-Pakete.
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Text: Gudrun Sonnenberg

, Ausgabe 254 April 2024, Fokus